Ami kell, és ami nem az email etikettben

Talán megszokhattátok, hogy keddenként a közösségi médiás és online jelenlétünkkel, a rádió és a rádiós lehetőségeivel foglalkozunk. Most azonban egy alapkőnek számító eszközhöz térünk vissza egy kicsit.

Ez pedig a villanyos levél, a drótposta, az ímél, vagy e-mail. 
Persze nem a spanyol viaszt szeretnénk idecsöpögtetni, hanem csak arra teszünk kísérletet, hogy az Entrepreneur-ben megjelent Jacqueline Whitmore cikk alapján összeszedjük, hogy milyen praktikák, jótánácsok vannak, amelyek jól jöhetnek. Annál is inkább, mert egyes felmérések szerint

egy átlagos dolgozó ember munkaidejének 28%-át tölti elektronikus levelek olvasásával és írásával. 

Email-t mindennap küldünk, és ez a rádiós munkánk során is kiemelt fontosságú, így reményeink szerint csak használhat, ha megvizsgáljuk, hogy az etikett -szempontjából is- mi hatásos és mi nem:

Legyen egy tiszta a "Tárgy" leírásod!

Minél egyértelműbb a téma megnevezése annál valószínűbb, hogy elolvassák a levelünket. Ha például meghívót küldünk, akkor írjuk azt: "Meghívó a Rádió XY szülinapi rendezvényére"

Ne felejtsd el alárírni!

Ez nem csak szimplán a nevedet kell, hogy jelentse, hanem azt is, hogy hogyan lehet, de főleg melyik felületnek örülnél, ha kapcsolatba lépnének Veled. Állítsd be automatikusra az aláírást és tartalmazzon minden elérhetőséged, - amelyet tényleg szeretnél használni - hogy ne kelljen a fogadó félnek keresgélnie.

Legyen profi a megszólítás!

A csövi és szevasz még akkor sem helytálló, ha régi ismeretségünk van. A hello határeset, de a szia teljes mértékben alkalmazható. Ha tudjuk, hogy a "cc"-zés miatt nagy eséllyel magasabb beosztású/idősebb/általunk nem ismert ember kezébe is kerülhet lehetőleg törekedjünk a semlegesebb, formálisabb megszólításokra.

Ne humorizáljunk!

Nem azért, mert a besavanyodott állapot jobban mutat egy levélben, hanem azért, mert a humor nehezen értlemezhető jól egy email környezetében, így pedig könnyen félrecsúszhat. Ez főleg akkor igaz, ha business ügyben levelezel.

Olvasd át...minden alkalommal!

Hiába érzed úgy, hogy szinte tökéletesen szaladt ki a kezeid közül egy levél, abban nagy valószínűséggel lesz elütés. Olvasd el egyszer, ha lehet kétszer az üzeneted, mert ez alapján fognak Téged és a rádiót is megítélni.

Ne ess abba a hibába, hogy a címzett nem tudja miről van szó!

Írd meg úgy a leveledet, hogy az önmagában is megállja a helyét. Azaz, ez azt jelenti, hogy törekedj az "egysorosok" kiiktatására bármennyire is csábító a megspórolható idő. Sokkal rosszabb visszepörgetni és kibogarászni a címzettednek a lényeget a sok reply üzenetből.
Könnyítsd meg a dolgát! Hálás lesz. 

Válaszolj MINDEN levélre!

Azokra főleg, amelyek fontosak, vagy később fontosak lehetnek. Ha nincs időd hosszabban válaszolni, akkor csak annyit tudass vele, hogy megkaptad a levelét és a továbbiakban válaszolsz rá. Viszont ez, az ígéret ne legyen beteljesítetlen...

Ne engedd, hogy a dühöd írjon!

Vagy a sértődöttséged. Ha ezt érzed, akkor inkább halaszd későbbre a megfogalmazást, mert súlyos károkat okozhatsz egy-egy idegből elküldött levéllel. 

Ügyelj a bizalmas adatokra!

Ezeket akár figyelmetlenségből is könnyű megosztani. Ha nagyon személyes, vagy bizalmas információkat kell megosztani inkább személyesen, vagy telefonon tegyük meg. 

Ne használjunk sok felkiáltójelet!

És semmi más izgalmi faktort idéző, vicceskedő, LOL-típusó, smiley alakú és hasonló jeleket, ha hivatalos, vagy fél hivatalos levelet írunk, kivéve, ha annyira ismerjük a címzettet, hogy elhívnánk betonozni az épülő házunkba.

Az ilyesmit nem árt néha felidézni, vagy csak azért elolvasni, hogy megbizonyosodjunk, hogy jól csináljuk a dolgokat.
Ha kihagytunk volna valamit szóljatok bátran!
Köszi, hogy elolvastad!

Forrás: Entrepreneur